Waarom we zoveel over je moeten weten

De meeste Pri-diensten vallen onder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft); een serieuze en verreikende regelgeving. Deze wet verplicht ons om grondige identiteits- en nalevingscontroles uit te voeren. Meer details over AML vind je op deze pagina.

De overheid handhaaft deze wet strikt en op niet-naleving staan zware boetes. Daarom moeten we klantgegevens zorgvuldig verifiëren en onmiddellijk actie ondernemen als er afwijkingen worden gevonden. Als de naam op jouw identiteitsbewijs bijvoorbeeld niet overeenkomt met de naam die je in het portal hebt ingevoerd, kan de verificatie worden geweigerd.

Jouw privacy: onze prioriteit

Hoe worden jouw gegevens beschermd?

Een terechte zorg – en een die we zeer serieus nemen. Onze toewijding aan privacy gaat verder dan alleen de naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), die strikte richtlijnen oplegt over de manier waarop persoonsgegevens worden verwerkt en beschermd.

Maar we gaan nog verder. Privacy is een van onze kernwaarden en veel klanten kiezen juist voor ons omdat ze waarde hechten aan veiligheid en discretie. Hierom:

  • We werken op een ISO 27001 en 27701-gecertificeerd platform en garanderen de hoogste normen op het gebied van informatiebeveiliging en gegevensprivacy.
  • Wij delen jouw gegevens nooit met derden, tenzij dit wettelijk verplicht is.
  • We staan geen externe trackingtools toe in ons portaal, zoals Google Analytics.
  • Alle persoonsgegevens worden versleuteld opgeslagen, waardoor ongeautoriseerde toegang wordt voorkomen.
  • Ons portaal ondergaat continue beveiligingstests via een responsible disclosure-programma.

Wij geloven dat veiligheid en privacy hand in hand gaan. Door toonaangevende standaarden te implementeren, zorgen we ervoor dat jouw gegevens veilig, privé en volledig onder jouw controle blijven.

Hieronder lees je wat we van je nodig hebben.

Wat we van je nodig hebben

ID-controle

Om aan de wet te voldoen, moeten wij een ‘Know your customer survey’ uitvoeren. Voor particuliere klanten betekent dit in de overgrote meerderheid van de gevallen alleen een ID-controle. In uitzonderlijke gevallen kan het nodig zijn om aanvullende vragen te stellen.

Om ervoor te zorgen dat de ID-controle gemakkelijk, snel en vooral veilig is, gebruiken we een geautomatiseerd verificatieproces via de beveiligde omgeving van ZignSec. Dit garandeert dat jouw gegevens te allen tijde veilig blijven.

  1. In het portal zie je een melding waarin staat dat je account op stand-by staat vanwege een ontbrekend of ongeldig ID-document. Klik op de knop Oplossen.
  2. Er verschijnt een bericht met de mededeling dat het ID-verificatieproces wordt afgehandeld via ZignSec. Klik op Start om te beginnen.
  3. Volg de instructies op het scherm om het verificatieproces te voltooien. Het duurt maar een paar minuten.

UBO-verklaring

Voor zakelijke klanten gaat het onderzoek nog een stap verder; naast een ID-check van de tekenbevoegde van het bedrijf, vragen wij je ook om de UBO-verklaring in te vullen in ons portaal. Hiermee wordt in kaart gebracht wie de Ultimate Beneficial Owner is/zijn van de onderneming, oftewel de Uiteindelijk Belanghebbende.

Een UBO is een natuurlijk persoon die uiteindelijk eigenaar is van of zeggenschap heeft over een organisatie. Dit omvat personen die:

  • Meer dan 25% van de aandelen bezitten in een besloten vennootschap (BV)
  • Meer dan 25% eigendom hebben in een vennootschap onder firma (VOF) of een soortgelijke entiteit.
  • Meer dan 25% van het stemrecht hebben bij statutenwijzigingen van een stichting of vereniging.
  • Bijzondere controlerechten hebben over meer dan 25% van de activa of winst van de organisatie.

📌 Als geen enkele persoon aan deze criteria voldoet, wordt het senior management (bijvoorbeeld bestuurders of vennoten) als UBO beschouwd..

Wie moet als UBO worden opgegeven?
Controleer de volgende vragen:

  1. Zijn er natuurlijke personen die direct of indirect 25% of meer van de aandelen in de rechtspersoon bezitten?
  2. Zijn er personen die recht hebben op of speciale zeggenschap hebben over 25% of meer van de activa van de organisatie?
  3. Zijn er personen die recht hebben op 25% of meer van de winst van de organisatie?
  4. Zijn er personen die 25% of meer van de stemrechten in de algemene vergadering kunnen uitoefenen?

Hoe vult je de UBO-verklaring in
✔ Als je vraag 1 met “JA” hebt geantwoord:

  • Vul de gegevens in van alle UBO’s en vermeld het percentage aandelen dat zij bezitten.

✔ Als je “JA” hebt geantwoord op vraag 2, 3 of 4:

  • Vul de gegevens in van alle UBO’s en vink aan dat zij controle hebben.
  • Voeg ook personen toe die feitelijke zeggenschap hebben over de organisatie.
  • 📌 Let op: Er is altijd minstens één persoon met feitelijke zeggenschap.

✔ Als een UBO zowel een % Aandeel als Controle heeft:

  • Geef beide aan in de verklaring.

Als niemand kwalificeert als UBO
Heb je op alle vragen “NEE” geantwoord?
Dan moet een senior managementlid worden aangewezen als UBO. Dit is meestal:

  • Een directeur of
  • Een tekenbevoegde die bestuursbesluiten kan nemen en ondertekenen.

In dit geval vul je de gegevens in van de personen die bevoegd zijn om namens de organisatie beslissingen te nemen en documenten te ondertekenen.

UBO-Verplichtingen voor Stichtingen
In een stichting kan een UBO worden bepaald op basis van de volgende criteria:

  • Natuurlijke personen die recht hebben op meer dan 25% van het vermogen van de stichting.
  • Natuurlijke personen die meer dan 25% stemrecht hebben bij het wijzigen van de statuten.
  • Personen die aanzienlijke invloed hebben op beslissingen, zelfs als ze geen bestuurder zijn.

📌 Als geen van deze situaties van toepassing is, worden de bestuurders van de stichting aangemerkt als UBO’s.

Bewijs van bedrijfsregistratie

Als we jouw bedrijfsregistratie niet zelf kunnen verifiëren, vragen we je om een officieel document te verstrekken dat de registratie van uw bedrijf bevestigt. Dit document moet zijn afgegeven door een erkende autoriteit en mag niet ouder zijn dan zes maanden.

Als jouw bedrijf wordt beheerd door een andere rechtspersoon, kunnen we ook verificatie van de registratie van die entiteit vereisen. Dit proces gaat door totdat we kunnen bevestigen dat jij bevoegd bent om het bedrijf waarvoor je de aanvraag doet te vertegenwoordigen.

Bewijs van woonadres

Dit is alleen nodig voor sommige diensten. Dit kan worden aangeboden via een van de volgende opties:

  • Rekening van een nutsbedrijf (gas, water, elektriciteit)
  • Factuur van een telecom-, internet- of televisieprovider
  • Bewijs van inschrijving in de Basisregistratie Personen (BRP)
  • Rekening van gemeentelijke belastingen
  • Brief van de Belastingdienst
  • Bankafschrift (alle irrelevante gegevens kunnen worden geredigeerd)